La loi de Pareto est utilisée dans de nombreux domaines de l’entreprise pour gagner en efficacité.
Mais qu’est-ce que la loi de Pareto ? Dans les années 1900, Vilfredo Pareto, économiste italien, constata à travers plusieurs études que dans son pays, 20% des personnes détenaient 80% des richesses. Une distribution qui est observée dans de nombreux domaines : 20% des bugs sont responsables de 80% des plantages informatiques, 20% des articles en stock représentent 80% du coût de stockage, 80% des retours clients proviennent de 20% de produits défectueux ou services inadaptés, 80% du temps de travail correspond à 20% de votre mission de dirigeant, 20% des indicateurs fournissent 80% de l’information de gestion, 20% du personnel est concerné par 80% des accidents du travail, 20% des fournisseurs représentent 80% du volume d’achat total, 20% de la population paie 80% des impôts, 20% des entreprises réalisent 80% du PIB, 20% des arguments permettent de rallier 80% des personnes lors d’un discours, 20% de notre garde robe sert dans 80% du temps, ou encore 20% des maladies prennent 80% du temps aux médecins généralistes, ……
La loi de Pareto se résume ainsi : « la majorité des résultats ou des impacts (80%), sont dûs à une minorité des causes (20%) ».
Bien sûr, il faut relativiser cette loi qui n’est pas toujours rigoureusement observée. La proportion de 80/20 se constate fréquemment, mais ce peut être du 75/25 ou du 60/40.
Très utilisée en entreprise
Ce qu’il est intéressant de retenir c’est que la loi de Pareto permet de prendre conscience, de trier ce qui est primordial de ce qui est secondaire, de prioriser les actions, les investissements, le temps passé, de repérer là où l’on doit concentrer ses efforts pour atteindre la majorité de son objectif. Bref, gagner en efficacité, résoudre les problèmes pus facilement en actionnant les leviers les plus efficaces et non tous les leviers de façon égale ou arbitraire.
Comment ? Il faut d’abord identifier quels sont les 20% d’éléments majeurs, décisifs, pour atteindre l’objectif fixé, puis de renforcer vos actions sur ces 20%…..
Cela suppose aussi de savoir éliminer ce qui n’apporte pas assez de résultats : vous augmentez ainsi les ressources (temps, énergie, argent etc.) qui vous permettront d’effectuer plus aisément les tâches qui rapportent le plus (selon vos propre critères). Une fois le tri fait, améliorez ce qu’il reste.
La loi de Parto est un outil d’analyse très utilisé en entreprise pour la gestion des stocks, des ventes, des livraisons, les dysfonctionnements de production, mais aussi le management, la gestion du temps, la stratégie, la communication etc.
Quelques exemples
. Ventes : vous identifiez que 20% de vos produits réalisent 80% de votre chiffre d’affaires. Si vous enlevez tous les produits peu vendus, le consommateur n’aura plus le sentiment d’avoir le choix. Par contre, vous pourrez mettre en avant dans votre boutique, sur vos publicités, ces produits phare, en avoir davantage en stock, travailler sur leurs marges,…
. Efforts, temps : si vous constatez que 80% des résultats que vous obtenez proviennent de seulement 20% de votre travail, repensez votre organisation, le choix de vos activités !Déléguez par exemple les tâches chronophages, sources d’ennuis en tout genre, peu rémunératrices, et réservez-vous les tâches où vous appportez le plus de valeur ajoutée. Hiérarchisez les tâches à accomplir dans la journée, la semaine, l’année plutôt que de foncer tête baissée en fonction des « urgences » ou des habitudes.En terme de gestion du temps également, les premières heures passées au bureau sont souvent utilisées pour lire des emails ou pour surfer sur internet, mais si dès demain vous commenciez votre journée avec les 20% de tâches qui produisent 80% de vos résultats. … ?
.Investissements : quels sont les investissements les plus productifs ? Leur utilisation est-elle optimisée ? Comment améliorer leur rendement ?
. Changement : 20% des problèmes représentent 80% de vos préoccupations ? Quel levier principal permettra d’amorcer un changement sur ces 20% ? Par quelle action dans ce domaine pouvez-vous commencer ? Vous avez un changement d’envergure à mener dans votre entreprise et cela engendre des inquiétudes ? Ne vaut-il pas mieux se concentrer sur quelques collaborateurs clés, moteurs qui peuvent apporter un succès plutôt que persuader une majorité de la justesse d’une action ?
. Collaborateurs : les forces vives de l’entreprise sont elles bien réparties, optimisées dans la semaine, l’année ? Vous pouvez revoir la répartition des tâches en fonction des talents de chacun (ce que l’on sait bien faire et que l’on aime faire), là où est sa valeur ajoutée de chacun par rapport aux autres.Les moyens de motiver chaque collaborateur sont-ils personnalisés ? Ce peut être intéressant d’en discuter..
.Qualité, risques : quels sont les facteurs clés qui assurent la qualité de vos produits ? Quels sont les risques qui peuvent engendrer 80% des problèmes et qu’il faut donc prévenir en priorité (par exemple sur le plan sanitaire) ? Quels sont les 20% des causes de 80% des accidents du travail ? Quels sont les produits de la pharmacie utilisés dans 80% des cas ? Le stock est-il bien géré ?
. Relationnel, réseau : quelles sont les personnes clés qui pourront vous amener le plus de clients ou les clients qui correspondent le plus à votre positionnement ? Quelles sont les personnes clés qui vous permettront de résoudre efficacement votre problème en un minimum de temps ? Quelles sont les personnes qui vous prennent beaucoup de temps, d’énergie sans vous apporter grand chose en retour voire un ras le bol ?
. Communication : quels sont les outils les plus efficaces pour atteindre votre cible ? A quels arguments clés sont sensibles vos interlocuteurs, vos cients ?
Etc.
Attention !
Notre efficacité et efficience proviennent de notre capacité à aller à l’essentiel. Si vous identifiez qu’une moindre partie de votre action donne la majeur partie du résultat attendu ou redouté, vous pouvez agir au cœur de l’action. Mais attention : cela ne veut pas dire que le reste des éléments est inutile. Un grain de sable peut parfois gripper un bel engrenage (« le diable est dans les détails! »). La vigilance doit toujours être de mise.
Ce qu’il faut retenir c’est que la loi de Pareto est un outil puissant pour mieux doser et cibler ses efforts et obtenir un résultat égal voire supérieur.
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